Ähnlich wie Sendungen lassen sich auch Retouren mit Hilfe von Shiptastic einfach in WooCommerce anlegen und verwalten. Das Retouren-Dashboard findest du unter WooCommerce > Retouren. Dort findest du alle Retouren, die bisher angelegt wurde. Retouren können unterschiedliche Status haben:
- Entwurf: Standardmäßig ist eine Retoure nach dem Erstellen im Status Entwurf. Dieser Status deutet daraufhin, dass die Retoure noch nicht endgültig bearbeitet ist.
- In Bearbeitung: Dieser Status dient deutet daraufhin, dass die Retoure aktuell bearbeitet wird.
- Angefragt: Dieser Status ist speziell für Retouren, die durch Kunden hinzugefügt wurden reserviert und deutet daraufhin, dass du als Shopbetreiber die Retoure noch freigeben musst.
- Versandt: Die Retoure befindet sich aktuell auf dem Versandweg.
- Geliefert: Die Retoure ist erfolgreich eingegangen.
Als Shopbetreiber hast du in Sachen Retouren zwei Möglichkeiten: Entweder du nimmst die Retouren deiner Kunden manuell entgegen, d.h. die Kunden müssen dich per E-Mail oder Telefon kontaktieren und du erstellst dann zu einer Bestellung manuell eine Retoure oder du lässt deine Kunden Rücksendeanträge erstellen.
Allgemeine Einstellungen zu Retouren kannst du unter Allgemein > Retouren konfigurieren. Neben den verfügbaren Rücksendegründen kannst du dort auch die max. Zeitspanne konfigurieren, in der ein Kunde einen Rücksendeantrag zu einer Bestellung beantragen kann.
Rücksendeanträge von Kunden entgegennehmen
Ähnlich wie bei großen Shops, macht es Sinn, Retourenanträge direkt von Kunden entgegenzunehmen, damit du weniger manuellen Aufwand hast.
Diese Funktion musst du in den Shiptastic-Einstellungen explizit aktivieren und zwar für jeden Versanddienstleister, für den du Retourenanträge durch Kunden erlauben möchtest. Das geht in den Einstellungen unter Versanddienstleister > (Dienstleister auswählen) > Rücksendeanträge. Aktivierst du diese Option, können deine Kunden im Kundenkonto unter Bestellungen, Rücksendungen zu einer bestimmten Bestellung beantragen.
Dafür können Kunden die verfügbaren Produkte (samt Anzahl) auswählen und jeweils einen Rücksendegrund angeben. Die Gründe der Rücksendung kannst du im Übrigen einfach in den Einstellungen unter Allgemein > Retouren verwalten.
Beschränkungen
Natürlich möchtest du deinen Kunden nicht für immer die Möglichkeit geben, Retourenanträge zu erstellen. Standardmäßig ist die Funktion für 14 Tage nach dem Versanddatum geöffnet. Du kannst diesen Zeitraum in den Einstellungen unter Allgemein > Retouren > Zeitraum für Retouren anpassen.
Zudem wird automatisch geprüft, ob für die Bestellung überhaupt noch retournierbare Produkte bzw. Sendungen zur Verfügung stehen. Wenn eine Bestellung z.B. komplett retourniert wurde oder noch gar keine Sendung versandt wurde, steht die Funktion nicht zur Verfügung.
Texte und Versanddienstleister-Einstellungen
Gewisse Einstellungen für die Rücksendungen, kannst du auf Ebene der Versanddienstleister anpassen. Unter Versanddienstleister > (Versanddienstleister auswählen) > Rücksendeanträge kannst du z.B. die Hinweise zur Rücksendung anpassen, die u.a. in den E-Mail-Bestätigungen verwendet werden. Du kannst je Versanddienstleister auch konfigurieren, ob du Rücksendeanträge überhaupt entgegen nehmen möchtest und unter welchen Bedingungen.
Manuelle Prüfung oder automatische Abwicklung
Ebenfalls in den individuellen Einstellungen der Versanddienstleister, kannst du konfigurieren, ob eine manuelle Prüfung des Retourenantrags erfolgen soll oder nicht. Standardmäßig ist diese Option aktiviert. In diesem Fall werden Retourenanträge von Kunden mit dem Status angefragt erstellt. Die angefragten Retouren findest du in deinem Retouren-Dashboard. Du kannst die Retourenanträge dann in Ruhe prüfen und optional den Rücksendeantrag bestätigen. Sobald du den Rücksendeantrag bestätigt hast, erhält der Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung und der Status wechselt auf in Bearbeitung.
Alternativ kannst du Retourenanträge auch automatisch annehmen. Retourenanträge können wegen der Beschränkungen grundsätzlich nur gültig sein, d.h. es spricht eigentlich nichts dagegen, die Anträge anzunehmen und automatisch zu verarbeiten. Deaktivierst du die manuelle Prüfung in den Versanddienstleister-Einstellungen, werden die Anträge direkt mit dem Status in Bearbeitung versehen.
Retourenanträge von Gästen
Gäste haben keinen Zugriff auf das Kundenkonto und damit auch keine Möglichkeit einen Retourenantrag zu stellen. Da aber Gastbestellungen oftmals keine Seltenheit in einem Shop sind, haben wir auch dafür eine Lösung parat. Damit das funktioniert, solltest du in den Versanddienstleister-Einstellungen Retouren für Gäste aktivieren. Damit Gäste einen Retourenantrag abschicken können, wird ein Formular benötigt, das Gäste dazu authorisiert. Das funktioniert anhand der bei der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse und die Bestellnummer.
Das Formular kannst du jeder beliebigen Seiten in WordPress per Shortcode [[shiptastic_return_request_form]] ausgeben. Am besten ist es wohl, eine neue Seite (z.B. Retouren, Rücknahme o.ä.) zu erstellen. Dort kannst du den Ablauf einer Retoure erläutern und dann mit Hilfe des Shortcodes das Formular für Gäste bereitstellen. Zudem solltest du den Shortcode [shop_messages] vor dem Formular-Shortcode einfügen, um die Ausgabe von Nachrichten (z.B. Erfolgs-Nachricht oder Fehlermeldungen beim Absenden des Formulares) für diese Seite zu aktivieren.
Kunden solltest du zum Hinzufügen von Retourenanträge auf das Kundenkonto verweisen.
Hat ein Gast das Formular erfolgreich ausgefüllt, erhält er eine E-Mail mit einem einmaligen Link zugestellt. Über diesen Link kann der Gast dann, genau wie Kunden auch, einen Retourenantrag ausfüllen und diesen absenden. Du kannst den Antrag dann manuell oder automatisch bearbeiten (lassen).