Mit Shiptastic kannst du (automatisch) Sendungen zu Bestellungen erzeugen (lassen). Vielleicht fragst du dich, warum du, je Bestellung, einen zusätzlichen Datensatz benötigst? Ganz einfach: Es ist durchaus plausibel, das in deinem Shopalltag entweder eine Bestellung nicht in eine einzelne Verpackung passt, sodass du mehrere Pakete (oder Sendungen) benötigst oder du nur einen Teil der Bestellung auf Lager hast und die Bestellung in Sendungen aufteilst, damit der Kunde einen Teil seiner Sendung frühzeitig erhält.
Aufbau einer Sendung
Eine einzelne Sendung enthält diverse Informationen:
- Abmessungen, d.h. Länge, Breite und Höhe
- Gewicht des Inhalts
- Status (z.B. in Bearbeitung oder versandt)
- Verpackung
- Gesamtgewicht (Gewicht der Verpackung + Inhaltsgewicht)
- Versanddienstleister
- Enthaltene Positionen (wiederum mit Abmessungen und Gewichten)
Beim Erstellen einer neuen Sendung werden die meisten Informationen automatisch hinterlegt, d.h. die Gewichte und Abmessungen der einzelnen Positionen werden zum Bestimmen des Gesamtgewichtes sowie der verfügbaren Verpackungen verwendet. Außerdem wird anhand der hinterlegten Versandart zur Bestellung bestimmt, welcher Versanddienstleister für diese Sendung infrage kommt.
Sendungsliste
Unter WooCommerce > Sendungen findest du eine umfangreiche Auflistung deiner Sendungen. Du kannst die Sendungen nach einer bestimmten Bestellung filtern oder eine Suche durchführen. Du kannst auch nach einem konkreten Datumsbereich filtern. Die Verwaltung erfolgt ähnlich wie bei Bestellungen. Du kannst über diese Liste also einfach einsehen, welche Sendungen noch verschickt und welche Sendungen bereits bearbeitet wurden.
Über Mehrfachaktionen kannst du beliebig viele Sendungen mit einem neuen Status versehen. Insofern du eine Versanddienstleister-Integration nutzt, kannst du hier auch mehrere Labels gleichzeitig erstellen und downloaden.
Verpackungen
Verpackungen stellen ein wichtiges Konzept in Shiptastic dar – die Informationen zu deinen verfügbaren Verpackungen werden an vielen Stellen des Plugins verwendet – deshalb ist es wichtig, dass du diese Informationen hinterlegst und aktuell hältst. Verpackungen werden sowohl zum automatischen Packen von Sendungen verwendet als auch beim Erstellen und Berechnen von Versandregeln. Außerdem werden beim Erstellen und Verwalten von Sendungen verfügbare Verpackungen (passend bzw. nicht passend) angezeigt, damit du nicht selbst überlegen musst, welche Verpackung für diese Sendung infrage kommt.
Versanddienstleister
Zu jeder Sendung kannst du einen Versanddienstleister hinterlegen. Versanddienstleister können entweder manuell verwaltet werden (du kannst eigene Versanddienstleister anlegen und gewisse Einstellungen, z.B. einen Tracking-Link, bzw. eine Tracking-Beschreibung hinterlegen) oder über eine Integration angebunden werden. Versanddienstleister die über eine Integration angebunden sind, unterstützen z.B. das (automatische) Erstellen von Labels zu Sendungen. Einige Integrationen unterstützen auch die Auswahl einer Abholstation durch deine Kunden in der Kasse.
Sendung manuell erstellen
Auf der Bestellung Bearbeiten Seite kannst du unter Sendungen neue Sendungen erstellen und verfügbare Sendungen zur Bestellung verwalten. Wichtig ist, dass Sendungen immer synchron mit Bestellungen gehalten werden, d.h. du kannst nur genau die Positionen, die in der dazugehörigen Bestellung enthalten sind, auch in eine Sendung legen. Wenn also bereits eine Sendung existiert, die alle (versendbaren) Positionen enthält, kann keine weitere (Teil-) Sendung angelegt werden. Du musst stattdessen einzelne Positionen aus der bereits bestehenden Sendung löschen – dann kannst du eine weitere Sendung anlegen, die wiederum die Positionen enthält, die noch nicht in einer anderen Sendung liegen. Noch besser ist es, das Feature zum automatischen Packen zu aktivieren – dann teilt Shiptastic die Bestellung beim Erstellen einer Sendung im Zweifel automatisch auf mehrere Verpackungen auf, insofern die Bestellung nicht in eine deiner verfügbaren Verpackungen passt.
Automatisierung
Um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu gestalten, kannst du in den Shiptastic-Einstellungen unter Allgemein > Automatisierung einfach konfigurieren, zu welchen Bestellstatus automatisch Sendungen zur Bestellung erzeugt werden sollen.
Funktionsweise
Damit deine Kunden nicht durch längere Ladezeiten, z.B. in der Kasse belästigt werden, erstellt Shiptastic Sendungen automatisch über den asynchron arbeitenden WooCommerce Action Scheduler. Dieser Action Scheduler wird von WooCommerce mitgeliefert und dient dazu, bestimmte, aufwendige Prozesse in den Hintergrund auszulagern.
Die aktuell vorliegenden Aufgaben des Schedulers kannst du unter WooCommerce > Status > Geplante Aktionen (separater Tab) einsehen. Über die Suche kannst du z.B. einfach alle Aktionen einsehen, die die Sendungslegung betreffen und prüfen, ob es Probleme bei der Abarbeitung von Aktionen gibt. Gib dafür einfach den Suchbegriff shipments ein. Im Tab Ausstehend siehst du die Aktionen, die noch ausstehen. Theoretisch kannst du dort die Aktionen über den Link Ausführen auch manuell ausführen – das sollte aber nicht notwendig sein.
Wenn du Probleme bei der Abarbeitung der Aktionen feststellst, d.h. es laufen viele fehlgeschlagene Aktionen auf oder deine Aktionen sind allesamt im Status ausstehend, scheint es in deinem Setup Probleme mit dem WP Cron zu geben. Eine Problematik stellt z.B. der Verzeichnisschutz des Shops dar (z.B. in Testumgebungen). Auch das Plugin WooCommerce Subscriptions nutzt eben diesen Action Scheduler an vielen Stellen. In der Doku findest du viele nützliche Informationen zur Fehlerbehandlung des WooCommerce Action Schedulers (der im Hintergrund WP Cron verwendet).
Benachrichtigung des Kunden
Damit deine Kunden über den Status der Sendung informiert werden, liefert Shiptastic eine E-Mail-Benachrichtigung mit, die standardmäßig beim Wechsel des Sendungsstatus auf versandt verschickt wird. In dieser Benachrichtigung findet der Kunde neben allg. Informationen zur Sendung, falls verfügbar, auch eine Möglichkeit die Sendung zu verfolgen, z.B. über einen Link zum Versanddienstleister.
Neben der Benachrichtigung per E-Mail, bettet Shiptastic die erstellten Sendungen auch auf der Mein-Konto-Seite des Kundenkontos ein.