Mit Germanized kannst du zu deinen normalen PDF-Rechnungen auch E-Rechnungen erstellen. Bei E-Rechnungen handelt es sich um eine maschinenlesbare Repräsentation der eigentlichen Rechnung. Es werden hier also die bereits in der Rechnung enthaltenen Daten lediglich in ein vorgegebenes Format überführt und damit standardkompatibel ausgegeben.
Die relevanten Einstellungen zu den Rechnungen findest du, insofern dein Basisland (derzeit Deutschland), unterstützt wird, unter Germanized > Rechnungen & Lieferscheine > E-Rechnungen.
Damit die E-Rechnungen auf alle relevanten Unternehmensdaten zugreifen können, solltest du unbedingt auch die neuen Einstellungen zu den Unternehmensangaben unter Germanized > Rechnungen & Lieferscheine > Unternehmensangaben kontrollieren und ergänzen.
Spezifikationen und Profile
Vorerst unterstützt Germanized Pro das ZUGFeRD Format und ermöglicht es dir E-Rechnungen mit folgendem Profil zu erstellen:
- Basic
- Comfort
- Extended
- XRechnung
- XRechnung 2
- XRechnung 3
Empfehlenswert ist die Nutzung der Formate Extended bzw. Comfort sowie XRechnung (in Zusammenhang mit öffentlichen Auftragsgebern), da diese Formate mit der EU-Spezifikation EN16931 voll kompatibel sind.
Automatisierung
In den Germanized-Einstellungen unter Rechnungen & Lieferscheine > E-Rechnungen kannst du konfigurieren, ob E-Rechnungen automatisch erstellt werden sollen. Dafür kannst du ein konkretes Profil auswählen. Manche Profile, z.B. die XRechnung, können nicht automatisch erstellt werden, da hier, je Rechnung, weiterführende Informationen, z.B. die Leitweg-ID notwendig sind. Diese Daten kannst du beim manuellen Erstellen der E-Rechnung angeben.
PDF/A Dateien
Bei E-Rechnungen nach der ZUGFeRD Spezifikation, handelt es sich standardmäßig um XML-Dateien. Die Dateien kannst du einfach mit einem Texteditor öffnen und dir das Format sowie den Inhalt der eigentlichen Rechnungsdaten ansehen. Besonders interessant ist die Nutzung des PDF/A Formats für die Rechnungen. PDF/A Dateien verhalten sich wie normale PDF-Dateien, nur das sie zusätzlich Anhänge, z.B. strukturierte Daten, enthalten können. Damit ist für den Empfänger die Datei als PDF sowohl optisch als auch maschinenlesbar.
E-Rechnung erstellen
Unter WooCommerce > Buchhaltung oder über die Bestellung Bearbeiten Seite kannst du die Rechnung als Entwurf erstellen.
Anschließend kannst du auch eine E-Rechnung erstellen.
Nach dem Festschreiben der Rechnung wird die E-Rechnung automatisch aktualisiert und zum Download bereitgestellt.
