Wenn du Rechnungen in Germanized erzeugst, werden deine Rechnungen standardmäßig als Entwurf angelegt. Entwürfe gehören technisch gesehen noch nicht zu deiner Buchhaltung. Entwürfe besitzen keine fortlaufende Nummer, lassen sich nicht an Externe Services übertragen und haben auch keinen persistierten PDF-Anhang.
Damit Rechnungen eine fortlaufende Nummer erhalten, müssen sie festgeschrieben werden. Das erfolgt, je nach Einstellung, bei der automatischen Erstellung von Rechnungen direkt. Bei der manuellen Erstellung von Rechnungen (z.B. beim Bearbeiten der Bestellung) wird die Rechnung im Entwurf angelegt und kann dann festgeschrieben werden.
Nach dem Festschreiben, wird eine Rechnung vor der erneuten Bearbeitung geschützt und das Dokument geht in den Status geschlossen über. Die PDF-Datei kann nicht neu erzeugt bzw. aktualisiert werden. Nur bestimmte Attribute (z.B. der Zahlungsstatus) lassen sich jetzt noch ändern. Die Rechnung kann auch nicht mehr gelöscht werden. Selbstverständlich lassen sich festgeschriebene Rechnungen stornieren.
Warum können Rechnungen nicht verändert werden?
Eine ordentliche Buchführung sieht vor, dass Dokumente vor erneuter Bearbeitung geschützt werden. Die bereits festgeschriebenen Dokumente lassen sich im Nachhinein weiterhin negieren – z.B. indem eine Stornierung erstellt wird oder eine neue Rechnung (nach erfolgter Stornierung) erzeugt wird.
Status: Geschlossen
Belege die sich im Status geschlossen befinden sind bereits festgeschrieben und können nicht mehr verändert werden. Belege in diesem Status lassen sich an externe Services übertragen. Bei Rechnungen ist auch der Status storniert ein Status, der darauf hindeutet, dass das Dokument festgeschrieben ist. Stornierungen werden sofort nach Erzeugung in den Status geschlossen versetzt.