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Sendungen zu Bestellungen erzeugen

Mit Germanized 3.0 habt ihr die Möglichkeit Sendungen zu Bestellungen zu erzeugen und diese unabhängig von Bestellungen zu verwalten.

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Warum ist diese Abstraktion sinnvoll?

WooCommerce kennt standardmäßig nur Bestellungen. Du erhältst eine Bestellung von deinem Kunden und kannst die Bestellung in einen neuen Status versetzen. Je nach Statuswechsel werden Benachrichtigungen an den Kunden versendet. Der Bestellstatus richtet sich nicht an konkrete Szenarien des Versands, d.h. am Bestellstatus ist nicht erkennbar ob eine Bestellung versandt wurde oder nicht. Als letzten Ausweg gibt es denn Status “Fertiggestellt”. Dieser Status könnte darauf hindeuten, dass eine Bestellung erfolgreich abgefertigt wurde.

WooCommerce bietet standardmäßig keine Möglichkeit Teillieferungen zu Bestellungen zu erzeugen oder klar zu erkennen, ob die Bestellung versandt wurde oder nicht.

Szenario: Teillieferung

Stellt euch folgendes Szenario vor: Ihr erhaltet eine Bestellung von einem Kunden und stellt fest, dass ein Teil der Bestellung nicht mehr auf Lager ist, d.h. einige Produkte können nicht direkt verschickt werden. WooCommerce bietet keine Möglichkeit um eine Teillieferung o.ä. abzubilden.

Genau hier werden die Vorteile der Abstraktion durch Sendungen deutlich. Pro Bestellung könnt ihr beliebig viele Sendungen (= Teillieferung) anlegen oder aber eine einzige, zusammenhängende Sendung erzeugen. Das Erstellen der Sendungen kann automatisiert, teil-automatisiert oder manuell erfolgen. Jede Sendung hat ihren eigenen Sendungsstatus. Ihr könnt den Status anpassen und damit individuell steuern, ob eine Sendung versandt wurde oder nicht. Zudem wird euch angezeigt, ob die Bestellung insgesamt versandt wurde oder noch weitere Sendungen benötigt.

Sendungen einfach zu Bestellungen erstellen

Sendungsliste

Unter WooCommerce > Sendungen erhaltet ihr eine umfangreiche Auflistung eurer Sendungen. Ihr könnt die Sendungen nach einer bestimmten Bestellung filtern oder eine Suche durchführen. Ihr könnt auch einen konkreten Datumsbereich auswählen. Die Verwaltung erfolgt ähnlich wie bei Bestellungen. Du kannst über diese Liste also einfach einsehen, welche Sendungen noch verschickt werden müssen und welche Sendungen bereits bearbeitet wurden.

Verwalte deine Sendungen einfach im Admin-Bereich

Über Mehrfachaktionen habt ihr die Möglichkeit beliebig viele Sendungen mit einem neuen Status zu versehen. Insofern ihr unsere DHL Integration verwendet, könnt ihr hier auch mehrere Labels gleichzeitig erstellen und downloaden.

Versanddienstleister

Versanddienstleister können je Sendung manuell oder automatisch hinterlegt werden. Germanized stellt eine vollautomatische Integration von DHL als Versanddienstleister bereit. Damit kannst du die Sendungsabwicklung komplett automatisieren. Alternativ kannst du manuell eigene Versanddienstleister hinzufügen und für diese Dienstleister manuell Tracking-Daten hinterlegen.

Verpackungen

Für jede Sendung kann eine individuelle Verpackung ausgewählt werden. Diese Verpackungen kannst du in den Germanized-Einstellungen unter Sendungen > Verpackungen konfigurieren. Jede Verpackung verfügt dabei über Abmessungen, Gewicht (d.h. das Gewicht der Verpackung) und einem maximalen Fassungsgewicht (d.h. das Gewicht, dass die Verpackung max. beinhalten kann). Über diese Merkmale wird je Sendung, auf Basis der darin enthaltenen Produkte bzw. Positionen (bzw. deren Abmessungen und Gewichte), die passende Verpackung ausgewählt. Dafür kommt ein sog. Rucksack-Algorithmus zum Einsatz. Wenn also eine bestimmte Verpackung für eine Sendung nicht verfügbar ist, deutet das daraufhin, dass die enthaltenen Positionen der Sendung nicht in die Verpackung passen.

In den Verpackungs-Einstellungen kannst du zusätzlich eine Standardverpackung auswählen. Diese Verpackung wird, falls möglich, standardmäßig für eine Sendung verwendet.

In der neuesten Version von Germanized kannst du das Packen der Sendungen auch automatisieren.

Berichte zur Verpackungsnutzung

Verpackungsbericht

Wenn du deine Verpackungen für Sendungen konfiguriert hast, kannst du automatisch Berichte zur Verpackungsnutzung deines Online-Shops generieren. Diese Berichte enthalten neben dem Gesamtgewicht und der Anzahl der verwendeten Verpackungen auch eine Aufschlüsselung der Gewichte je verwendeter Verpackung. Diese Berichte helfen dir dabei, deine Verpackungen gemäß Verpackungsgesetz zu lizensieren.

E-Mail-Benachrichtigung

Wenn ihr eine Sendung als versandt markiert (d.h. den Status auf versandt setzt), erhält euer Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung über die anstehende Sendung zugestellt. Je nachdem ob es sich um eine Teillieferung oder um eine komplette Lieferung der Bestellung handelt, wird ein anderer Betreff gewählt. Solltet ihr unsere DHL Integration verwenden und bereits ein Label erzeugt haben, wird die E-Mail um Tracking-Informationen zur Sendung erweitert.

Synchronisation mit der Bestellung

Die Bearbeitung der Sendungen zu einer Bestellung erfolgt auf der Bestellung-bearbeiten- Seite. Manchmal ist es notwendig, eine Bestellung im Nachhinein zu bearbeiten, z.B. neue Produkte hinzufügen, die Adresse zu ändern oder die Anzahl eines Produktes zu ändern. Sendungen, die im Status “Entwurf” oder “in Bearbeitung” sind, werden automatisch mit der dazugehörigen Bestellung synchronisiert, d.h. die Anzahl der Produkte wird ggf. automatisch verringert, falls das notwendig sein sollte. Zudem wird dynamisch entschieden, ob weitere Sendungen zu dieser Bestellung notwendig sind oder nicht. Zu diesem Zweck wird geprüft, ob die Bestellung noch zu versendende Artikel enthält, die noch keiner Sendung zugeordnet sind.

Über den Link “Positionen synchronisieren” könnt ihr für eine bestehende Sendung automatisch (fehlenden) Positionen aufnehmen und die Anzahlen anhand der Bestellung aktualisieren lassen.

Lieferscheine

Nutzer der Pro-Version können von nun an Lieferscheine im PDF-Format zur Sendung erzeugen. Vor Germanized Pro 2.0 war das nur für Bestellungen möglich. Die Automatisierung der Lieferschein-Erstellung ist weiterhin möglich – von nun an jedoch anhand des Sendungsstatus und nicht mehr anhand des Bestellstatus.

Automatisierung

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Wir möchten für euch den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich halten. Aus diesem Grund haben wir explizit Optionen zur Automatisierung von Sendungen vorgesehen. In den Germanized-Einstellungen unter Sendungen kannst du einfach konfigurieren, zu welchen Bestellstatus automatisch Sendungen zur Bestellung erzeugt werden sollen. Natürlich kannst du die Sendungen im Nachhinein anpassen bzw. bearbeiten (solange sich die Sendung noch nicht im Status “versandt” befindet).

Funktionsweise

Damit deine Kunden nicht durch längere Ladezeiten, z.B. in der Kasse belästigt werden, erstellt Germanized Sendungen automatisch über den asynchron arbeitenden WooCommerce Action Scheduler. Dieser Action Scheduler wird von WooCommerce mitgeliefert und dient dazu, bestimmte, aufwendige Prozesse in den Hintergrund auszulagern.

Die aktuell vorliegenden Aufgaben des Schedulers kannst du unter WooCommerce > Status > Geplante Aktionen (separater Tab) einsehen. Über die Suche kannst du z.B. einfach alle Aktionen einsehen, die die Sendungslegung betreffen und prüfen, ob es Probleme bei der Abarbeitung von Aktionen gibt. Gib dafür einfach den Suchbegriff shipments ein. Im Tab Ausstehend siehst du die Aktionen, die noch ausstehen. Theoretisch kannst du dort die Aktionen über den Link Ausführen auch manuell ausführen – das sollte aber nicht notwendig sein.

Wenn du Probleme bei der Abarbeitung der Aktionen feststellst, d.h. es laufen viele fehlgeschlagene Aktionen auf oder deine Aktionen sind allesamt im Status ausstehend, scheint es in deinem Setup Probleme mit dem WP Cron zu geben. Eine Problematik stellt z.B. der Verzeichnisschutz des Shops dar (z.B. in Testumgebungen). Auch das Plugin WooCommerce Subscriptions nutzt eben diesen Action Scheduler an vielen Stellen. In der Doku findest du viele nützliche Informationen zur Fehlerbehandlung des WooCommerce Action Schedulers (der im Hintergrund WP Cron verwendet).

Mit Hilfe der Automatisierungs-Optionen lassen sich Sendungen vollautomatisch zu Bestellungen erstellen.

Retouren

Ein weiterer, wichtiger Faktor in einem Online-Shop sind Retouren und die damit zusammenhänge Verwaltung von Retouren. Auch hierfür bietet WooCommerce keine echte Abstraktion an. Weiterführende Informationen findest du dazu in unserem Hauptbeitrag zur Retourenverwaltung.

Sendungen im Kundenbereich

Neben der verbesserten Verwaltung im Admin-Bereich sollen natürlich auch eure Kunden von der neuen Abstraktion profitieren. Dafür haben wir unter Bestellungen im Kundenbereich eine Listenansicht der dazugehörigen Sendungen samt Status und Tracking-Information hinzugefügt. Auch Details (ähnlich wie bei Bestellungen) können abgerufen werden.