Retourenmanagement in WooCommerce optimieren

Erfahre wie du deinen Zeitaufwand bei der Retourenverwaltung mit WooCommerce und Germanized in wenigen Schritten drastisch reduzieren kannst.

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WooCommerce bietet im Kern bisher keine saubere Lösung um Retouren von Kunden anzunehmen bzw. Retouren überhaupt zu erfassen. Unser beliebtes Plugin Germanized erweitert WooCommerce um eine integrierte Sendungsabwicklung in der auch die Verwaltung von Retouren vorgesehen ist. Mit Hilfe dieser Retourenverwaltung kannst du in WooCommerce in wenigen Schritten dein Retourenmanagement optimieren und wertvolle Zeit sparen.

Retourenanträge von Kunden annehmen

Wie ist dein aktueller Ablauf, falls ein Kunde seine Bestellung storniert bzw. widerruft? Welche Schritte führst du dabei in WooCommerce konkret durch? Nimmst du einen Widerruf per E-Mail auf und erstellst erstattest anschließend die Bestellung zurück? Vorher müsstest du aber noch prüfen, ob die Ware wirklich eingegangen bzw. zurückgesendet wurde.

Germanized macht dir das Leben bei der Bearbeitung von Retouren deutlich einfacher. Erlaube stattdessen deinen Kunden selbst Retourenanträge zu Bestellungen für einen gewissen Zeitraum auszustellen. Die Anträge erhältst du anschließend übersichtlich in deinem Backend unter WooCommerce > Retouren aufgelistet. Und so konfigurierst du die Funktion in Germanized:

  1. Wechsel in die Germanized-Einstellungen auf Sendungen. Dort findest du den Unterpunkt Versanddienstleister. Für jeden Versanddienstleister kannst du die Funktion optional aktivieren.
  2. In den Einstellungen des Versanddienstleisters aktiviere die Option Erlaube Kunden eine Rücksendung zu einer Sendung zu beantragen.
  3. Entscheide dich, ob du Rücksendeanträge auch für Gäste aktivieren willst oder nicht. Falls ja, aktiviere die Option und erfahre mehr über die notwendigen Anpassungen.
  4. Du kannst Rücksendeanträge entweder manuell prüfen oder automatisch annehmen. Bei einer manuellen Prüfung kannst du die Anträge unter Retouren einsehen, bearbeiten, prüfen und ggfs. annehmen. Wenn du die Anträge automatisch annimmst, wird der Antrag direkt bestätigt bzw. die weiterführenden Schritte (z.B. Retouren-Label via DHL erzeugen und senden) durchgeführt.
Treffe die von dir gewünschten Einstellungen für jeden Versanddienstleister

Manuell prüfen oder automatisch annehmen?

Shopbetreiber stellen sich vermutlich die Frage, ob Retourenanträge manuell geprüft werden oder direkt angenommen werden sollten. Für die Entscheidungsfindung sind natürlich eure konkreten Prozesse ausschlaggebend nur soviel dazu: Manuelle Prüfung bedeutet manuelles eingreifen – das kostet Zeit und Nerven. Wenn euer Shop wächst und damit auch die Anzahl der Retouren skaliert das nicht. Bedenkt, dass Retourenanträge technisch überprüft werden (die Anzahl wird geprüft, das Datum wird geprüft und anhand der Einstellung Zeitraum für Retouren validiert), sodass es sich um valide Anträge handeln muss. Warum solltet ihr also jeden Retourenantrag manuell überprüfen? Letzten Endes bleibt die Entscheidung aber jedem Shopbetreiber selbst überlassen.

Retourenantrag in WooCommerce bestätigen

Retouren-Labels erzeugen

Damit euer Kunde die Retoure zu euch zurücksenden kann, ist im Normalfall ein Label bzw. Versandschein notwendig. Über unsere Integration von DHL könnt ihr das Retouren-Label automatisch erzeugen lassen, sobald eine Retoure einen gewissen Status erreicht hat. Über diese Automatisierung könnt ihr z.B. für angenommene Retourenanträge automatisch ein Label erzeugen lassen, das dem Kunden an seine E-Mail-Beanchrichtigung angehängt sowie im Kundenbereich zum Download zur Verfügung gestellt wird. Die Automatisierungs-Einstellungen von DHL-Retouren-Labels findet ihr in den Germanized-Einstellungen unter DHL > Labels > Automatisierung. Konkret solltet ihr dort folgende Einstellungen vornehmen:

  1. Automatisch Retourenlabels zu Retourensendungen erstellen aktivieren
  2. Als Status könnt ihr anschließend in Bearbeitung auswählen. Dieser Status wird erst dann erreicht, wenn ein Retourenantrag angenommen wurde bzw. wenn der Status manuell gesetzt wurde.

Über die Sendungsnummer und den Tracking-Link könnt ihr die Retoure komfortabel verfolgen.

Retoureneingang verbuchen

Geklärt ist nun also, wie ihr Retouren am besten von euren Kunden aufnehmen könnt. Damit spart ihr eine Menge Zeit bei der Abwicklung von Retouren, die ihr z.B. besser in die Vermarktung und Weiterentwicklung eures Shops stecken könnt.

Der nächste Schritt wäre der Eingang einer Retoure bei euch. Habt ihr die Ware erfolgreich überprüft könnt ihr unter WooCommerce > Retouren die entsprechende Retoure als geliefert markieren. Der Kunde erhält anschließend eine Bestätigungsmail, die den Eingang der Retoure bei euch bestätigt. Nun erstellt ihr die Rückerstattung in der dazugehörigen Bestellung und die Abwicklung der Retoure ist fertig.

Vorteile der automatisierten Retourenverwaltung in WooCommerce

Der wohl größte Vorteil einer ordentlichen Retourenverwaltung ist die Zeitersparnis. Auch für kleinere Shops kann das automatische Retourenmanagement eine große Zeitersparnis bedeuten, sodass ihr euch bereits beim Start eures Shops mit WooCommerce darum kümmern solltet.

Ein weiterer Vorteil ist der deutlich erhöhte Servicefaktor für eure Kunden: Du kannst davon ausgehen, dass deine Kunden sich nicht zu deiner Kernarbeitszeit um ihre Retouren bzw. Bestellungen kümmern, sondern vor allem am Wochenende oder aber nach 18 Uhr. Wenn der Kunde euch für eine Retoure extra anrufen muss oder auf eine Antwort per Mail wartet, ist der Kunde genervt – wer kann es ihm verübeln? Alles was der Kunde möchte ist ein Retouren-Label, damit er seine Bestellung zurücksenden kann. Vielleicht möchte er ja direkt im Anschluss eine neue Bestellung bei dir aufgeben, weil das Produkt die falsche Farbe hatte?

Du nutzt Germanized noch nicht?

Verwalte mit Hilfe von Germanized unkompliziert Sendungen und Retouren in WooCommerce

Weiterführende Informationen zu den Detail-Einstellungen der Retouren in Germanized findest du in unserer Dokumentation.